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Ces dernières années, beaucoup d’entre nous ont essayé de travailler à distance. C’est une expérience qui a ouvert les yeux de nombreuses entreprises et de nombreux travailleurs : il fut un temps où se rendre au bureau faisait partie de notre routine quotidienne, mais aujourd’hui les mentalités ont changé et beaucoup ont compris que le travail à distance n’est pas seulement possible, mais qu’il est préférable.
Qu’est-ce que le Smart Working ? Quels sont ses avantages ? Comment en tirer le meilleur parti ? Quels sont les outils qui peuvent vous aider ? Dans quels pays est-il le plus répandu ? Commençons par répondre à quelques questions…
Le Smart Working : ce qu’il signifie et comment il fonctionne
Qu’est-ce que le Smart Working ? Le Smart Working est une approche différente du travail qui permet aux employés d’être flexibles en ce qui concerne leur lieu et leurs horaires de travail. En fonction de ce qui a été convenu entre l’employeur et l’employé, les tâches peuvent être effectuées entièrement à distance, ou en partie au bureau et en partie à domicile.
Nous n’allons pas entrer dans les détails du droit du travail en matière de Smart Working, car il varie d’un pays à l’autre. Mais nous tenons à souligner une chose : il ne devrait pas y avoir de différence de rémunération entre les employés qui travaillent à distance et ceux qui travaillent au bureau.
Le Smart working et le travail à distance ne sont pas la même chose !
Au cours de la première phase de la pandémie de Covid-19, de nombreuses personnes se sont retrouvées à travailler à domicile, tout en conservant des horaires de bureau normaux. Il ne s’agissait pas de Smart Work, mais de télétravail. Le travail à distance, comme le Smart Working, implique que les employés effectuent leurs tâches en dehors du bureau. Mais contrairement au Smart Working, il comporte des contraintes de temps : il y a des horaires de travail fixes, qui correspondent généralement à ceux des personnes basées au bureau. Le travail à distance n’implique pas non plus une approche complètement différente du management.
Avantages et inconvénients du Smart Working
Le Smart Working a vu le jour pour permettre aux travailleurs de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie privée. Mais il présente également des avantages pour les entreprises (et l’environnement). Pour la plupart des gens, les avantages l’emportent sur les inconvénients. Mais nous vous présentons les deux ci-dessous afin que vous puissiez vous faire votre propre opinion.
Avantages pour les entreprises :
- Un personnel plus responsabilisé et motivé (ce qui contribue à développer les talents)
- Augmentation de la productivité
- Réduction de l’absentéisme
- Réduction des coûts liés à l’espace de bureau
Avantages pour les employés :
- Plus grande flexibilité dans l’organisation de leur journée
- Amélioration de la qualité de vie
- Réduction du stress
- Réduction de la durée et des coûts des trajets domicile-travail
- Motivation et satisfaction accrues
Avantages pour les villes et l’environnement :
- Moins de trafic
- Moins de pollution : réduction des émissions de dioxyde de carbone
Quels sont les inconvénients potentiels du smart working ?
- Pour les employés : difficulté à séparer le travail de la vie privée (il y a un effacement des frontières physiques et temporelles entre les deux) et stress causé par l’utilisation plus intensive des technologies numériques.
- Pour les salariés et l’entreprise : sentiment d’isolement et faible participation.
- Pour l’entreprise : crainte d’avoir peu de contrôle sur les ressources et la productivité.
En ce qui concerne les inconvénients, il convient de préciser qu’il s’agit de problèmes qui apparaissent lorsque l’aspect du travail à distance n’est pas géré correctement. Alors, comment prévenir ces problèmes et n’en tirer que des avantages ?
Le Smart Working : comment le gérer et quels outils utiliser ?
Cela peut paraître évident, mais la première chose à faire est de comprendre qui peut travailler à distance et qui ne le peut pas. Il est fondamental d’adopter les modèles de travail appropriés (“full remote, “hybrid working” et ” office-based “) pour le rôle de l’employé. Cela implique d’analyser soigneusement la situation, en tenant compte de chaque personne, de son caractère, de ses besoins et de ses tâches.
Les employeurs doivent :
- S’assurer que leurs employés disposent de toutes les ressources informatiques nécessaires. Chaque personne doit disposer des outils appropriés pour accomplir ses tâches exactement comme elle le ferait au bureau. Et parfois, ils peuvent avoir besoin d’outils supplémentaires pour faciliter la communication et la collaboration.
- De temps en temps, organiser des réunions d’équipes, de managers et d’employés. Cela permettra d’éviter l’isolement et de donner à chacun le sentiment d’être un membre important de l’entreprise. Des contacts constants aideront également les managers à surmonter tout sentiment de manque de contrôle sur les employés et les processus.
- Respecter la vie privée de leurs employés. Ce n’est pas parce qu’une personne travaille à distance qu’elle doit répondre aux appels et aux courriels à toute heure du jour et de la nuit.
Pour tirer le meilleur parti du Smart Working, les employés doivent :
- Adopter des routines de travail “saines”. Aussi flexible que soit le Smart Working, il est bon de consacrer des blocs de temps au travail et à la vie privée, plutôt que de laisser les frontières entre les deux s’estomper. Et il est également important de faire des pauses pour éviter le risque d’épuisement professionnel.
- Organiser son espace de travail : il est préférable d’avoir un bureau à domicile dédié, de préférence séparé des espaces de vie, de repas et de sommeil. Il sera ainsi plus facile de se concentrer lorsqu’on travaille et de se déconnecter mentalement après.
Voici quatre outils pour le travail à distance qui pourraient vous aider à optimiser votre productivité et vos performances :
- Trello est un logiciel qui permet de suivre les projets et les activités.
- Asana est un programme utile pour gérer et partager des projets avec votre équipe.
- Slack peut être utilisé pour parler au reste de l’équipe et créer des chats spécifiques à un projet.
- Webex est un outil permettant d’organiser des réunions et des vidéoconférences en ligne. Il peut également être utilisé pour les enregistrer, prendre des notes grâce à la transcription automatique et partager du contenu.
Smart working : les pays où il est le plus répandu et ce qui s’est passé après la pandémie
La pandémie de Covid-19 a contraint les entreprises et les travailleurs de toute l’Europe à passer au travail intelligent. Si certains le faisaient déjà, pour d’autres, il s’agissait d’un nouveau monde. Certains ont choisi de poursuivre cette approche une fois le pire passé, tandis que d’autres sont revenus à ce qu’ils faisaient auparavant.
Aux Pays-Bas, par exemple, le travail intelligent était déjà bien établi. La pandémie n’a fait qu’augmenter le nombre de personnes travaillant de manière intelligente, pour atteindre 57,6 % en 2021. Une tendance similaire a été observée en Irlande, où les niveaux de Smart Working sont passés de 32,6 % à 40,6 % entre 2020 et 2021. En effet, les Pays-Bas, l’Irlande et la Belgique occupent la première place du podium en matière de Smart Working.
En Italie, entre 2019 et 2021, le pourcentage de la main-d’œuvre en de Smart Working a presque triplé. Mais une fois la phase aiguë passée, de nombreuses entreprises ont décidé de ramener leurs employés au bureau. Selon les statistiques officielles pour 2023, seuls 14,9 % des Italiens travaillent à distance.
En Italie et ailleurs en Europe, le principal obstacle au Smart Working est une réglementation inadaptée. Comme l’explique Cristina Casadei dans un article publié dans le quotidien économique italien Il Sole 24 Ore : “Pour que cette approche s’établisse, il y a un certain nombre de questions à résoudre, qui pourraient être résolues par la négociation collective. Il s’agit notamment du coût du travail à distance, de la réglementation et du respect du droit à la déconnexion, de la santé et de la sécurité, non seulement en termes d’équipement, mais aussi de risques liés au stress et à l’isolement. Et puis il y a la vie privée : le travail à distance comporte un risque élevé d’intrusion dans la vie personnelle des gens, ainsi que de suivi algorithmique et de contrôle des performances.
Mais nous sommes optimistes : les avantages du Smart Working sont si importants que nous sommes sûrs que ces problèmes peuvent être résolus grâce à une réglementation appropriée. Bientôt, nous l’espérons, car l’avenir nous attend.