Les métiers de la création nécessitent une gestion du temps parfaite. Il faut se documenter, concevoir, réaliser les travaux. À cela s’ajoutent les délais de livraison, les ajustements en fonction des demandes du client… Pour organiser au mieux son temps, il est indispensable de connaître la gestion du temps. De quoi s’agit-il concrètement ?
Qu’est-ce que la gestion du temps ?
Gestion du temps : deux mots qui signifient gestion et organisation optimale de son propre temps. Non pas uniquement dans le cadre de son travail, mais aussi dans le but de s’améliorer et d’être plus efficace, dans toute activité. S’y ajoute un autre mot que l’on redoute tout autant : délais. Que l’on soit salarié ou que l’on travaille en free-lance, chacun de nous se retrouve confronté, dans son travail, à une date butoir de livraison. C’est là qu’entre en jeu la notion de temps, et qu’il devient indispensable d’optimiser la façon d’utiliser son temps.
Le temps est la ressource la plus importante qu’un être humain puisse posséder. 1440 minutes à gérer dans une journée, le même nombre pour tous, et personne ne peut le changer. Nombreux sont ceux qui ne réussissent pas à « débloquer » l’énorme potentiel inhérent à ces précieuses minutes, qui, entre temps, deviennent autant d’heures, de jours, de mois perdus… dès lors qu’elles ne sont pas utilisées.
Mais la vie de tous les jours n’est pas si simple, elle ne se laisse pas toujours rythmer par un calendrier ou une to-do list. Ce serait trop facile. L’imprévu est au coin de la rue, les tâches journalières se chevauchent. Il faut empêcher que le temps devienne un tyran, et, au contraire, le transformer en un précieux allié.
Le temps, ce n’est pas de l’argent
Le temps est ce que nous avons de plus précieux. La gestion du temps n’est pas née d’un quelconque best-seller ou de quelque gourou du développement personnel, mais bien, fondamentalement, de la philosophie. Comment utilisons-nous notre temps pour donner du sens à notre vie ? Voici la question que nous devons nous poser. La gestion du temps, telle que notre monde moderne la définit, est désormais écrite par des conseillers, et non par des philosophes. Astuces, systèmes et conseils pour faire plus, travailler plus rapidement, être plus efficaces. Ce sont d’excellentes méthodes pour certains, mais il faut commencer par se poser les bonnes questions. Et tout d’abord, pourquoi devons-nous gérer notre temps ? Parce que notre temps est précieux, diront de nombreuses personnes. Mais alors, combien vaut-il ?
Le temps, ce n’est pas de l’argent, voilà ce qui ressort de plusieurs études. Les personnes qui associent temps et argent sont plus sujettes au stress, toujours pressées, et, tout simplement, moins heureuses. Selon le philosophe romain Sénèque, ceux qui pensent que le temps, c’est de l’argent, ne reconnaissent qu’une très faible valeur au temps. Faible car le temps à notre disposition est limité : non pas uniquement celui dont nous disposons dans la journée, mais aussi celui de notre vie tout entière. C’est lorsque l’on arrive à cette conclusion, que l’on comprend la vraie valeur du temps, valeur qu’un tarif horaire ne pourra jamais refléter.
Les techniques de gestion du temps : à chacun la sienne
Certaines périodes sont synonymes de retards et de nuits blanches à l’approche de la date de livraison de notre travail. D’aucuns pensent que le génie créatif, cet éclair lumineux capable de transformer un projet en or, peut naître de ces nuits de marathon. C’est possible, mais c’est rare. La première erreur à éviter, c’est de penser que la créativité provient de la pression du travail lui-même. Seules une bonne organisation et la mise en place d’habitudes saines peuvent apporter une valeur ajoutée. Il est possible, certes, de livrer son travail après une nuit blanche, mais on en ressort épuisé et incapable de passer rapidement à un autre projet ou à une autre obligation professionnelle.
Organiser son propre temps signifie donc choisir et parfois, savoir dire non, pour éviter le burn-out. Non à un client, par exemple : les choix que l’on fait aujourd’hui ont un impact sur le temps que l’on devra consacrer à tel ou tel projet demain. Il existe plusieurs techniques et méthodes pour optimiser son temps et certaines sont très simples. En voici quelques-unes.
La technique Pomodoro
Il s’agit d’une technique très simple, et, selon certaines personnes, très efficace, pour améliorer sa concentration. Inventée par Francesco Cirillo à la fin des années 80, elle tire son nom des traditionnels compte-minutes en forme de « pomodoro » (tomate en italien). Voici comment procéder :
- Il faut tout d’abord s’équiper d’un minuteur de cuisine ou télécharger une application « tomato timer » pour Android ou IOS.
- On divise ensuite chaque travail, soit chaque tâche de sa liste, en intervalles de 25 minutes.
- Pendant 25 minutes, on reste concentré à 100% sur son activité, quelle qu’elle soit.
- Lorsque le minuteur sonne, on fait une courte pause de 5 minutes.
- Tous les 4 « pomodori», on peut s’arrêter pendant 15 minutes.
ABC et Analyse Pareto
D’après le principe de Pareto, 80 % des activités peuvent être réalisées en 20 % du temps à disposition. Les 20 % d’activités restantes seront effectuées dans les 80 % du temps restant. On divise donc les activités en deux parties et l’on conseille d’effectuer en premier, celles qui demandent le moins de temps. Selon la loi 80/20, on réussira, en utilisant uniquement 20 % de son temps, à réaliser 80 % des activités.
À chacun ses règles
Même si l’on exclut les obligations personnelles de chacun, on note que les méthodes et les règles « des autres » ne sont pas adaptées à tous. Chacun peut se fixer ses propres règles, mais doit le faire en se rappelant qu’il est impossible de tout faire en peu de temps. Nous pouvons définir à quelles heures de la journée nous sommes le plus productif et concentrer notre travail (ou notre écriture, dessin ou lecture) dans cette fenêtre temporelle. Il est important également de comprendre que le lit sert à dormir, pas à travailler, ni à étudier. Ou que les petites pauses ne sont pas simplement utiles, mais bien vitales. Il faut savoir s’écouter et comprendre quelles sont les habitudes que nous pourrons le plus facilement adopter et garder.
La gestion du temps des personnes les plus actives du monde
Elon Musk, Arianna Huffington, Mark Zuckerberg : voici certainement des personnalités extrêmement occupées à gérer des colosses comme Tesla et Facebook. Zuckerberg porte le même modèle de t-shirt et de jeans chaque jour, ce qui lui permet de limiter le nombre de décisions à prendre le matin, notamment celle de choisir comment s’habiller. C’est une manière d’optimiser son temps dès le saut du lit.
Musk ne divise pas son temps en heures, mais en petits créneaux de 5 minutes. Une organisation très rigide, rythmée par cette suite de petites unités de temps qui lui permettent de maximiser chaque minute qui passe. Arianna Huffington, elle, cesse de regarder sa messagerie 30 minutes avant de se coucher et ne l’ouvre pas dès son réveil. Chacun peut appliquer ses propres méthodes, mais le plus important est d’être réaliste. L’organisation en tant que telle ne doit pas devenir une perte de temps.