Travail de conception: comment s’organiser pour respecter les délais?

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Travailleur indépendant ou directeur d’un cabinet de design, vous savez qu’il est indispensable de livrer vos projets dans les temps afin de garder une bonne réputation. Lorsque vous êtes occupé à jongler entre plusieurs tâches, il convient donc de toutes les organiser et gérer avec soin. Non seulement cette démarche vous permet d’être ponctuel, mais elle réduit également le stress lié à l’ensemble du processus.

S’informer des délais fixés par son client

Avant de vous engager à respecter le délai fixé pour un projet, réfléchissez bien au temps que vous êtes en mesure d’y consacrer. Par exemple, déterminez la durée nécessaire pour imprimer votre travail, trouver des photographies ou encore faire appel à des prestataires externes. Faites en sorte que votre client s’engage à vous fournir tous les autres documents dont vous avez besoin, tel que le texte du projet. Vous pouvez ensuite le planifier, sans oublier de dégager du temps pour d’éventuelles modifications et approbations du client. Il est encore plus important de suivre un calendrier serré lorsque son travail de conception doit être fini pour une date bien précise, comme celle d’une exposition.

Essayer de prévoir une marge

Si possible, prévoyez une marge, utile en cas de problème. Cela arrive rarement, mais les fichiers peuvent être corrompus ou les modifications du client particulièrement chronophages. Il vaut mieux s’accorder davantage de temps pour réaliser une tâche et impressionner un client si vous êtes en avance, plutôt que l’inverse.

Consigner ses tâches en utilisant un système de numérotation

Utilisez un système de numérotation pour chaque nouvelle tâche. Cela peut sembler évident, mais je connais des designers indépendants qui ne le font pas. Mon système consiste en un registre papier. Il s’agit d’un carnet relié format A4, que je divise en colonnes à l’aide d’une règle. La première colonne est réservée à la date, les suivantes à mon numéro de tâche, au nom du client et à la description de la tâche, accompagnée de son montant. La dernière colonne indique la date de facturation. Ainsi, je peux facilement vérifier si j’ai déjà facturé une tâche. Si vous préférez créer un document un peu plus formel, vous pouvez concevoir et imprimer vos propres registres sur ordinateur. Si vous penchez pour une version numérique, vous pouvez évidemment utiliser une feuille de calcul ou rechercher une application au fonctionnement similaire.

Établir un calendrier et des listes de tâches

Une fois que vous avez retenu une tâche et que vous connaissez les délais, vous devez planifier le projet en fonction de vos autres tâches. Il existe de nombreux moyens d’y parvenir, allant du papier-stylo aux applications. Lorsque je me suis lancé en tant qu’indépendante, j’imprimais ma propre liste en faisant apparaître toutes les tâches en haut. Ensuite, au-dessous de chaque jour de la semaine, j’écrivais la tâche sur laquelle je travaillais. Si je recevais une nouvelle tâche, je l’ajoutais au stylo sur la liste imprimée. Le jour suivant, je modifiais ma liste imprimée en ajoutant la nouvelle tâche et en supprimant celles que j’avais terminées. Cette méthode semble aujourd’hui obsolète, mais elle fonctionnait bien. Et d’une certaine manière, j’en aime l’immédiateté.

Depuis, j’ai utilisé deux applications. Tout d’abord, Things (Mac et iOS), que je recommande, même si le prix de la licence sur ordinateur ou smartphone est un peu cher. Aujourd’hui, j’utilise principalement Todoist (Mac, PC, iOS, Android et navigateur), dont l’utilisation est comparable. Par ailleurs, elle est disponible en versions gratuite et premium, selon vos besoins. Elle présente également un certain avantage : en cas de projets collaboratifs, vous pouvez attribuer des tâches à une autre personne dans l’application, à condition qu’elle la possède également.

En outre, cette application vous permet de décomposer des projets en plus petites tâches et de planifier les tâches répétitives, option utile si vous recevez des projets récurrents. La version premium vous permet aussi de configurer des rappels, qui se déclenchent sur votre téléphone ou sont envoyés par e-mail. Vous restez ainsi au courant de l’état d’avancement de vos projets.

Effectuer tout le travail préparatoire possible

Si le délai de réalisation d’une tâche est trop serré, préparez-vous autant que possible avant de recevoir tous les éléments. Par exemple, vous pouvez faire approuver le style du document en utilisant du lorem ipsum ou d’autres faux textes avant que le texte final ne soit prêt. Vous pouvez également constituer un tableau d’inspiration et rechercher des styles potentiels d’illustrations ou de clichés de photothèque avant de recevoir toutes les ressources de votre client.

Donner des délais à son client

Si vous travaillez dans des délais très serrés, il peut être judicieux d’instaurer par écrit des jalons à votre client afin de recevoir tous les éléments nécessaires dans les temps et livrer votre projet en temps voulu. Cette requête ne doit pas forcément être trop formelle. Il peut s’agir d’un simple e-mail indiquant une heure limite. Vous pouvez certes faire des heures supplémentaires si la situation l’exige, mais ce n’est pas la solution idéale.

Se faire aider en cas de besoin

Si vous craignez de ne pas pouvoir terminer votre travail suffisamment rapidement, songez à demander de l’aide. Par exemple, s’il faut effectuer de nombreuses découpes Photoshop, vous pouvez les externaliser pour vous concentrer sur les concepts. Une autre option consiste à collaborer sur ce travail avec un designer de confiance.

Maintenir la communication avec son client

Il va sans dire que vous devez absolument maintenir la communication avec votre client. Si des fichiers annoncés n’arrivent pas, demandez-les rapidement. Puisque les e-mails peuvent se perdre ou finir dans le dossier des courriers indésirables, mieux vaut vérifier ses spams plutôt que de partir du principe que votre client est en retard. S’il l’est effectivement, cela vaut également la peine de lui rappeler les délais critiques pour l’impression, etc. Il est possible que votre client travaille sur de nombreux projets à la fois, et la date butoir de votre projet peut ne pas être aussi importante pour lui que pour vous.

Faire appel à des fournisseurs fiables (pour l’impression, notamment) et prévoir du temps supplémentaire

En cas de délais serrés, faites appel à un imprimeur et autres fournisseurs dont vous êtes sûr de la fiabilité et de la ponctualité. Si vous n’effectuez habituellement pas ce genre de travail, demandez des recommandations à votre entourage et vérifiez les avis donnés sur Internet. Certains imprimeurs en ligne offrent également des services d’urgence moyennant une majoration. Si possible, prévoyez un peu de temps supplémentaire pour tous les services externes, que vous ne contrôlez pas totalement, quitte à en avoir moins pour votre propre travail.

J’espère que ces astuces vous permettront de toujours terminer vos projets dans les délais !

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